Работа офис-менеджера: обязанности, полный спектр

Содержание
  1. Специфика работы офис-менеджера
  2. Чем отличается офис-менеджер от секретаря?
  3. Чем занимается офис-менеджер?
  4. Требования работодателей
  5. Куда растём?
  6. Обязанности офис-менеджера. Совет
  7. Как украсить офис на Хэллоуин
  8. Как попрощаться с коллегами при увольнении
  9. Идеи для бизнеса на рукоделии
  10. Как можно заработать в «Инстаграм»? ТОП-5 способов
  11. Что нужно начинающему кондитеру: основной инвентарь
  12. Как организовать фуршет на работе своими силами
  13. Поздравления с Новым годом для клиентов
  14. резюме: ТОП-5 советов по составлению
  15. Бизнес по выпечке тортов на дому: основные особенности
  16. Меню на 8 Марта на работе
  17. Как украсить офис на 23 Февраля своими руками
  18. Меню на фуршет на 23 Февраля на работе
  19. Где работать фрилансеру? Кафеворкинг
  20. Как продавать через ВКонтакте
  21. Как настроиться на работу после перерыва
  22. Как выбрать подарок начальнику на день рождения
  23. Что значит ненормированный рабочий день
  24. Как украсить офис на 8 Марта
  25. Короткие сценки на 8 Марта на корпоратив
  26. Должностные обязанности офис-менеджера компании – образец инструкций
  27. Кто такой офис-менеджер
  28. Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»
  29. Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера
  30. Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве
  31. Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером
  32. Должностные обязанности офис-менеджера
  33. Права офис-менеджера
  34. Ответственность офис-менеджера

Специфика работы офис-менеджера

Работа офис-менеджера: обязанности, полный спектр

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий.

Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями.

В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса.

Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза».

Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

– планирование работы офиса;

– руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)

– разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

– разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Требования работодателей

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других.

Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации).

Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Куда растём?

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение.

Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию.

В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет – придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли – лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.

Источник: https://delovoymir.biz/specifika_raboty_ofis_menedzhera.html

Обязанности офис-менеджера. Совет

Работа офис-менеджера: обязанности, полный спектр
Офис-менеджера часто считают «девочкой на ресепшене», задача которой — мило улыбаться, здороваться и делать чай или кофе. На самом деле первичный прием посетителей — лишь одна из многочисленных задач офис-менеджера, причем далеко не самая главная.

Что конкретно входит в обязанности офис-менеджера?

Офис-менеджер — это человек, который занимается организацией делопроизводства в организации или ее подразделении. Название профессии говорит само за себя: слово «менеджер» (manager) переводится с английского языка как «управляющий».

Поэтому офис-менеджера можно смело называть хозяином офиса.

Список его обязанностей может варьироваться в зависимости от специфики конкретного предприятия, но основная задача остается неизменной: офис-менеджер должен обеспечить эффективное функционирование офиса.

Поэтому обычно офис-менеджеру нужно быть на все руки мастером: ему приходится выполнять функции секретаря, администратора, завхоза, иногда в обязанности офис-менеджера входит также кадровое делопроизводство и первичная бухгалтерия.

Обычно офис-менеджер является своего рода связующим звеном между компанией и «внешним миром»: он отвечает на телефонные звонки и переводит их на нужных сотрудников либо передает служебную информацию тому, для кого она предназначена. Он же занимается встречей посетителей.

Также на плечи офис-менеджера ложится обеспечение документооборота компании: в его ведении находится входящая и исходящая корреспонденция, он занимается регистрацией, учетом, хранением и архивированием документов. Офис-менеджер занимается подготовкой накладных и счет-фактур, различных отчетов, оформлением заявок на оплату счетов по коммунальным платежам и аренде помещений.

Еще офис-менеджеры обычно принимают участие в подготовке совещаний и заседаний. В этом случае в их задачи может входить подготовка материально-технического обеспечения, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня. Во время самого совещания или заседания офис-менеджер может быть ответственным за ведение и оформление протокола.

В круг задач офис-менеджера часто входит подготовка проектов документов, касающихся деятельности компании, выполнение копировально-множительных работ, организация командировок сотрудников (заказ железнодорожных и авиабилетов, бронирование гостиниц), печать служебных материалов, ведение базы данных.

Еще одна важная группа обязанностей офис-менеджера — это обеспечение жизнедеятельности офиса.

К этой категории обязанностей можно отнести регулярный заказ воды (а также чая, кофе, сахара и других продуктов, если это необходимо), заказ канцелярии и расходных материалов, а также их учет, хранение, выдачу и списание. Подписку на профильные периодические издания обычно также оформляет офис-менеджер.

Именно офис-менеджер в большинстве компаний должен следить за состоянием офисной оргтехники и другого оборудования. Это, разумеется, не означает, что он обязан уметь ее ремонтировать; в случае поломки его задача — вызвать специалистов для ремонта или проведения технического обслуживания. Обеспечение чистоты и порядка в офисе — тоже задача офис-менеджера.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководству компании (генеральному директору, руководителю филиала и т. п.) или заместителю директора по персоналу, в некоторых случаях — руководителю отдела по персоналу. У него в подчинении могут находиться водители, курьеры, уборщицы, технические работники и т. п.

По сути, офис-менеджер — это человек, который занимается курированием работы всего офиса. Точный перечень его профессиональных обязанностей обычно зависит от размера компании. Скажем, если в крупной компании офис-менеджер скорее будет связующим звеном между сотрудниками офиса и хозяйственным отделом, то в небольшой фирме он может заменить собой весь хозяйственный отдел.

Работа офис-менеджера очень ответственная, а научиться ей можно только на практике. Большое значение для офис-менеджера имеет не столько образование (тем более, что в вузах этой профессии не учат), сколько личные качества: организаторские способности, ответственность, гибкость, тактичность, пунктуальность, терпеливость, добросовестность и др.

Карьера → Офисная жизнь

Как украсить офис на Хэллоуин

Хэллоуин уже давно прочно вошел в отечественный календарь праздников, поэтому его принято отмечать не только в домашнем кругу или компании друзей, но и на работе. А чтобы атмосфера знаменитого праздника нечисти получилась особенно яркой, офис к Хэллоуину можно украсить. О том, как именно это лучше сделать, речь подробнее пойдет далее.405

Карьера → Офисная жизнь

Как попрощаться с коллегами при увольнении

В вашей жизни наступил новый этап и вы решили покинуть текущую работу? Вам предстоит решить не только «технические» вопросы вроде написания заявления и передачи дел, но и организационные. В частности, вам нужно попрощаться с коллегами так, чтобы оставить о себе благоприятное впечатление и хорошие воспоминания.16580

Карьера → Бизнес

Идеи для бизнеса на рукоделии

Умение рукодельничать может приносить не только удовольствие, но и реальный доход, ведь не зря сегодня так ценится разнообразный хэндмейд. Впрочем, бизнес можно построить не на любом виде рукоделия, поэтому важно знать, какие идеи для бизнеса на рукоделии действительно пользуются спросом.1143

Карьера → Бизнес

Как можно заработать в «Инстаграм»? ТОП-5 способов

Многие пользователи знаменитого Instagram хотят не просто вести блог, а еще зарабатывать с его помощью. Но как можно заработать в «Инстаграме»? Что нужно для старта? Давайте вместе рассмотрим 5 основных вариантов заработка в Instargam и узнаем, с чего нужно начинать.6633

Карьера → Бизнес

Что нужно начинающему кондитеру: основной инвентарь

Если вы любите готовить торты и пирожные и хотите превратить свое хобби еще и в источник заработка, вам важно научиться не только вкусно печь, но и красиво оформлять свои кондитерские изделия. Для этого вам потребуется специальный инвентарь, но стоит он довольно дорого, поэтому важно знать, что начинающему кондитеру нужно в первую очередь, а что — можно купить и попозже.2761

Карьера → Офисная жизнь

Как организовать фуршет на работе своими силами

Повод для проведения фуршета на работе может быть самым разным: день рождения кого-то из сотрудников, государственный праздник или же, к примеру, удачное завершение особенно важной сделки. Чтобы провести на работе фуршет, удобнее всего нанять кейтеринговую компанию и поручить все хлопоты ей, но можно справиться и своими силами, поэтому не помешает знать, как организовать фуршет на работе правильно.2565

Карьера → Деловое общение

Поздравления с Новым годом для клиентов

Современные правила корпоративной этики предписывают поздравлять клиентов компании со значительными праздниками, к которым, без сомнений, относится Новый год. Но как именно можно поздравить клиентов с Новым годом? Какие слова подобрать? О том, какие есть варианты новогодних поздравлений клиентам в прозе и стихах, речь подробнее пойдет далее.2271

Карьера → Поиск работы

резюме: ТОП-5 советов по составлению

Сегодня во многих сферах деятельности свободных специалистов много, а хороших вакансий — не слишком. И приходится соискателям буквально из кожи вон лезть, чтобы добиться внимания эйчара. К примеру, многие соискатели сегодня вместо обычного делают видеорезюме. О том, что это такое и как правильно сделать видеорезюме, подробнее расскажем вам далее.1459

Карьера → Бизнес

Бизнес по выпечке тортов на дому: основные особенности

Сегодня на различные праздники люди заказывают торты не только в кондитерских, но и у частных мастеров. Так что для тех, кто с тортами на «ты», их выпечка на заказ может стать неплохим домашним бизнесом. Правда, в этом деле все далеко не так просто, как кажется, и прежде чем браться за дело, полезно узнать, какие основные особенности имеет бизнес по выпечке тортов на дому.2206

Карьера → Офисная жизнь

Меню на 8 Марта на работе

В Международный женский день мужчинам предстоит поздравлять всех окружающих дам, включая, конечно, и коллег. Поздравить всех женщин рабочего коллектива с 8 Марта удобнее всего на корпоративе, а какой же корпоратив без застолья! Предлагаемое ниже меню на 8 Марта на работе как раз поможет найти идеи для приготовления простых и доступных праздничных блюд.4227

Карьера → Офисная жизнь

Как украсить офис на 23 Февраля своими руками

Отмечать День защитника Отечества на работе можно прямо в офисе, ведь так получается зачастую дешевле и удобнее, чем где-либо еще. Но возникает проблема с тематическим оформлением офисного пространства: нужно же как-то создать праздничную атмосферу, верно? О том, как можно украсить офис на 23 Февраля своими руками, речь подробнее пойдет далее.4070

Карьера → Офисная жизнь

Меню на фуршет на 23 Февраля на работе

Если в рабочем коллективе есть и женщины, и мужчины, то первым в преддверии Дня защитника Отечества предстоит придумать, как поздравить вторых. Наверняка будет и сценарий развлекательной программы, и подарки, и поздравления. И уж без чего точно праздник не состоится, так это без вкусного угощения. О том, каким может быть меню на 23 Февраля на работе, речь подробнее пойдет далее.4292

Карьера → Бизнес

Где работать фрилансеру? Кафеворкинг

Фриланс завоевывает все больше популярности, но тем, кто решился отправиться в свободное плавание, приходится сталкиваться с рядом серьезных вопросов. Например, один из наиболее важных — где же именно можно работать? Чтобы никто не мешал и не отвлекал? Некоторые фрилансеры нашли для себя довольно интересный ответ на такой вопрос — кафеворкинг.3031

Карьера → Бизнес

Как продавать через ВКонтакте

Сегодня многим идея продажи различных товаров через интернет кажется весьма привлекательной. Вот только создать для этой цели специальный онлайн-магазин возможность есть не у всех. Предприимчивые пользователи социальной сети уже давно нашли выход из подобной ситуации и стали продавать через ВКонтакте практически любые товары.2879

Карьера → Офисная жизнь

Как настроиться на работу после перерыва

Даже если работа в целом нравится, порой настраиваться на рабочий ритм бывает весьма сложно, скажем, после длинных выходных, праздников или отпуска. Как в таком случае быть? Как настроиться на работу, чтобы эффективно выполнять поставленные задачи и рационально расходовать рабочее время? Об этом подробнее поговорим далее.2189

Если говорить о самых востребованных специалистах на сегодняшний день, то ими окажутся вовсе не «престижные» экономисты или юристы, а представители куда более «приземленных» профессий — строители, маляры, токари, парикмахеры, повара, мастера маникюра и т. д. Вот и визажисты в последнее время стали весьма популярными, а потому вопрос, как стать визажистом, интересует многих молодых людей.2583
Карьера → Офисная жизнь

Как выбрать подарок начальнику на день рождения

Если с подарками для коллег на день рождения в рабочих коллективах обычно проблем не возникает, то вот выбор подарка начальнику порой заводит в тупик. Не обидит ли подарок руководителя? Не покажется ли слишком неуместным, слишком дешевым или, наоборот, слишком дорогим? Давайте сегодня узнаем, как выбрать подарок начальнику на день рождения правильно.2468

Карьера → Офисная жизнь

Что значит ненормированный рабочий день

Довольно часто в объявлениях вакансий на ту или иную должность можно найти строку «ненормированный рабочий день». Многие пугаются таких условий труда, так как неправильно понимают их суть (частично в этом виноваты сами работодатели, которые забывают, что действительно представляет собой этот режим работы). Давайте разберемся, что значит ненормированный рабочий день на самом деле, и какие права и обязанности ожидают вас, как сотрудника.2457

К сожалению, ситуации, когда отдельные сотрудники, а то и весь коллектив, «дружат» против определенного работника, не так уж редки, поэтому опасность столкнуться с психологическим давлением на работе довольно велика. Как можно избежать этой неприятности? Как бороться с агрессорами? Рассмотрим варианты решения подобной проблемы при моббинге и буллинге.3116 Вы могли заметить, что ваши коллеги успевают сделать порученные им задания, а вы же как всегда задерживаетесь допоздна. И дело вовсе не в том, что у вас больше заданий, чем у других, и не в том, что вы работаете медленнее или хуже. Проблема в том, что вы не знаете, как распределить собственные задания в зависимости от того, как меняется ваша работоспособность в течение дня.2514
Карьера → Офисная жизнь

Как украсить офис на 8 Марта

Если украшению офиса, скажем, к Новому году всегда уделялось большое внимание, то вот на 8 Марта офис украшать было раньше как-то не принято. К счастью, в последние годы тенденции изменились, и теперь о том, как украсить офис на 8 Марта, руководство и сотрудники компаний задумываются очень даже серьезно. И не зря, ведь это отличный способ порадовать всех женщин рабочего коллектива.4168

Карьера → Офисная жизнь

Короткие сценки на 8 Марта на корпоратив

Короткие сценки — отличная для корпоратива, посвященного 8 Марта. Они могут быть как юмористическими, так и серьезными. При этом они, конечно же, должны соответствовать основным корпоративным правилам компании. Давайте узнаем, какие можно разыграть сценки на 8 Марта на корпоратив, чтобы поздравить с праздником женщин рабочего коллектива.16359

12345678910  

Источник: https://anydaylife.com/post/2988

Должностные обязанности офис-менеджера компании – образец инструкций

Работа офис-менеджера: обязанности, полный спектр

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности офис-менеджера компании

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно.

Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам.

Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности.

В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

  • в Москве – 15-22 тыс. рублей;
  • в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
  • в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
  • в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

  • усидчивость;
  • организованность;
  • дисциплинированность;
  • стрессоустойчивость;
  • высокоразвитая устная и письменная коммуникабельность;
  • ответственность;
  • сконцентрированность;
  • целеустремленность;
  • собранность;
  • исполнительность;
  • пунктуальность;
  • эрудированность;
  • разносторонность мышления;
  • креативность;
  • доброжелательность;
  • общительность;
  • лидерские задатки.

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

  • Знать порядок заключения и расторжения договоров;
  • Владеть основами оформления офисной документации;
  • Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
  • Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
  • Обладать навыками скоростного набора текста;
  • Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
  • Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
  • Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
  • Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
  • Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
  • Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
  • Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
  • Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

  • Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
  • Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
  • Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
  • Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
  • Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
  • Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
  • Отслеживать и вести учет входящих звонков;
  • Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
  • Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
  • Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
  • Соблюдать положения должностной инструкции;
  • Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
  • Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
  • Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
  • Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
  • Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
  • Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
  • Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
  • , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
  • Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
  • Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
  • Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
  • Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
  • Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
  • Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

  • Право первоочередного ознакомления с указами и директивами руководителя компании, касающимися непосредственно деятельности офис-менеджера или затрагивающими функционирование офиса и его сотрудников;
  • Право выдвигать свои инициативы по улучшению Право делать запросы в специализированные отделы компании/корпорации/организации для соответствующего качественного исполнения своих обязательств;
  • Право выдвигать требования в адрес высшего руководства компании об обеспечении надлежащими условиями труда;
  • Право требовать от директора компании четкого исполнения положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

  • Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
  • Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
  • Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
  • Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
  • Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
  • Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
  • Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
  • Нарушение правил пожарной безопасности;
  • Несоблюдение техники безопасности;
  • Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

(22 голос., 4,80 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-ofis-menedzhera-kompanii.html

ПравФин
Добавить комментарий