Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Обязанности секретаря делопроизводителя

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Кол-во академ . часов

Данный курс состоит из двух взаимосвязанных составляющих тем:

собственно секретарское дело и делопроизводство.

1. Основные задачи

Основными задачами Секретаря – делопроизводителя являются:

1.1. Осуществление деятельности по реализации получения и отправке

1.2. Правильное ведение документооборота.

1.3. Выполнение прочих технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя и его заместителей

2. Информационно-справочное обслуживание Компании и документационное

обеспечение ее деятельности.

2.1. Приём и передача информации по различным каналам связи.

2.2. Обеспечение своевременного документирования и доставки полученной информации руководству компании.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании;

2.4. Контроль за корреспонденцией , поступающей на рассмотрение Генерального директора, на соответствие с действую­­щим в Компании Порядком согласования проекта документа.

2.5. Реализация Положения об использовании служебной сотовой связи в Компании

2.6. Организация приема посетителей

3. Должностные обязанности

Для решения основных задач Секретарь — делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Генерального директора и его заместителей Компании (далее по тексту – Руководство Компании);

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение Руководства Компании корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

3.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации

3.4. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

3.5. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

3.6. По поручению Руководства Компании составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных;

3.7. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

3.8. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других корпоративных мероприятий;

3.9. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку;

3.10. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.11. Совместно с менеджером по работе с персоналом и бухгалтером, ответственным за служебную сотовую связь контролирует использование объема трафика сотовой связи, предоставляемый работникам Компании для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также своевременную оплату за использование корпоративной мобильной и стационарной связи.

3.12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

3.13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее регистрацию, доставку по назначению или на почтовое отделение;

3.14. Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в / из служебные командировки или с целью трудоустройства на предприятие, оформляет необходимые командировочные документы;

3.15. Контролирует надлежащее исполнение уборщиком офисных помещений своих должностных обязанностей.

Секретарь — делопроизводитель при выполнении своих обязанностей имеет право:

4.1. Пользоваться в служебных целях техническими средствами, находящимися в распоряжении Компании.

4.2. Участвовать в мероприятиях по повышению профессионального уровня.

4.3. Докладывать непосредственному руководителю о выявленных недостатках и проблемах в пределах своей компетенции.

4.4. Давать подчиненным сотрудникам поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

4.6. Не принимать от исполнителей исходящих документов, оформленных не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и Порядком согласования проекта документа в Компании.

4.7. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией.

4.8. Требовать от Руководства Компании создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.9. Работать с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».

4.10. Секретарю-делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Секретарь — делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов; за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения; за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством РФ.

5.2. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, внутренними нормативными документами Компании.

5.3. За недобросовестное использование имущества и средств Компании в собственных интересах или интересах, противоположных интересам Компании.

5.4. За своевременное составление отчетности для руководства Компании.

5.5. За соблюдение коммерческой тайны и сохранение конфиденциальности информации, имеющейся в его распоряжении.

5.6. За несоблюдение правил техники безопасности, охраны труда и противопожарной безопасности.

5.7. За нарушение нормативно-правовых актов секретарь — делопроизводитель может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности .

6. Оценка деятельности

Оценка деятельности Секретаря — делопроизводителя производится в порядке, предусмотренном внутренними нормативными документами Компании.

Кол-во академ . часов

Занятия проводятся в удобное для слушателей время:

утреннее, дневное, вечернее,

в будни и выходные.

· Высокое качество обучения

· Поэтапная система оплаты

· Содействие в трудоустройстве

По окончании курсов слушателям выдается Свидетельство, позволяющее применять полученные знания и умения в практической деятельности. Качественно и профессионально

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.

Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.

Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.

Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

  • наличие минимум среднего специального образования;
  • опыт от года;
  • работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
  • должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

  • принимать посетителей и вести учет времени приема;
  • принимать звонки и корреспонденцию;
  • принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
  • составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
  • организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
  • выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.

Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.

Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.

К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.

Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Источник: http://kleotur.info/objazannosti-sekretarja-deloproizvoditelja/

В чем состоят должностные обязанности секретаря

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить
Бизнес 5 февраля 2014

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь эту должность можно рассматривать в нескольких ракурсах.

Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты.

Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений.

Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

  1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  3. Принимать и вести учет телефонограмм.
  4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

  • весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
  • устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
  • нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
  • правила пользования средствами оргтехники и связи;
  • правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
  • правила организации труда на рабочем месте;
  • нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству.

Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей.

В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

  1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
  2. Правильное ведение внутренней документации.
  3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой.

Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам.

Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства.

Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

Источник: .ru

Источник: https://monateka.com/article/9528/

Грамотное резюме секретаря делопроизводителя

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

В настоящее время невозможно себе представить ни одного руководителя более-менее крупной фирмы, обходящегося в своей деятельности без секретаря.

В компаниях с большим штатом сотрудников, наличием филиалов и представительств в разных регионах, активным ведением документооборота, как правило, имеется несколько взаимодополняемых должностей с четким разграничением обязанностей: секретарь, делопроизводитель, референт.

В организациях поменьше, где важным фактором уменьшения производственных затрат на содержание штата сотрудников является совмещение ставок – секретарь становится универсальным работником, сочетающим в своей деятельности функции помощника руководителя, делопроизводителя и менеджера по кадрам.

Многие обязанности, возлагаемые на секретаря делопроизводителя, не прописаны в стандартной должностной инструкции, а определяются самим работодателем на основе особенностей функционирования конкретной организации. Тем не менее, некоторые общие положения о деятельности сотрудника в рамках подобной должности существуют, и их вполне успешно можно использовать при составлении резюме секретаря делопроизводителя.

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель играет важную роль в упорядочивании и систематизации деятельности не только непосредственного руководителя, помощником коего является, но и в организации обратной связи между начальником и подчиненными, исполнителями и заказчиками, обеспечении эффективного документооборота внутри фирмы и между ее структурными подразделениями. В связи с этим в его обязанности входят следующие пункты:

  • ведение телефонных и личных переговоров с клиентами, прием входящей документации, факсов, телефонограмм и т.д., обработка и переадресация исходящих документов, доведение распоряжений непосредственного руководителя до сведения заинтересованных лиц;
  • назначение и организация встреч руководителя с заказчиками, партнерами и сотрудниками фирмы;
  • прием и регистрация посетителей с обеспечением их комфортными условиями во время ожидания, информирование по вопросам, находящимся в компетенции секретаря;
  • ведение отчетной документации установленного образца, обеспечение документооборота в рамках действующего законодательства, создание архива документов, писем и т.д.

Как видно из вышеописанного функционала, спектр деятельности секретаря делопроизводителя достаточно разнообразен. Кроме исполнения означенных в этом перечне обязанностей, от секретаря, являющегося, по сути, лицом компании, требуется наличие таких качеств как:

Советуем прочесть:  Как написать резюме менеджера по тендерам

Требования к кандидату на должность секретаря делопроизводителя

Для того чтобы успешно справляться с тем объемом работы, которую предполагает подобная вакансия, кандидат на должность секретаря делопроизводителя должен обладать следующими характеристиками:

  • знанием трудового и административного права, законодательных актов, необходимых при работе с документацией, специфики делопроизводства и архивного дела;
  • уверенно владеть компьютером (стандартными офисными и специальными программами по документообороту);
  • умением пользоваться офисной оргтехникой, проводить ее текущее обслуживание и замену расходных материалов.

Понимание критериев отбора кандидатов на должность секретаря может помочь претенденту составить грамотное резюме, способное привлечь внимание потенциальных работодателей и успешно трудоустроиться.

Необходимо помнить, что первичное изучение резюме и отбор кандидатов для дальнейшего собеседования производится работниками кадровой службы фирмы, разместившей объявление о вакансии.

Для того чтобы произвести благоприятное впечатление на рекрутеров и заинтересовать их кандидатурой автора документа, существуют определенные правила оформления самопрезентации.

Основные критерии оценки резюме работодателями

Как правило, рассмотрев резюме соискателя, работодатель может сделать предварительный вывод о том, подходит ли его автор для замещения вакантной должности. Конечно, этот вывод основан на субъективном впечатлении, которое производит резюме кандидата.

Тем не менее, ответ на вопрос, будет ли получено приглашение для прохождения личного собеседования – во многом зависит от мнения рекрутера, проводящего первичный отбор кандидатов.

Чтобы избежать негативного отношения к резюме, нужно помнить об общих критериях, по которым будет производиться его оценка:

  1. объем документа (не более 2-х страниц);
  2. оформление (в данном случае учитывается формат файла, шрифт, использование подзаголовков, выделение в тексте важной информации различными способами, и т.д.);
  3. читабельность (четкое, лаконичное изложение информации, грамотность построения фраз и письменной речи, разделение информации на тематические блоки);
  4. структурированность (наличие разделов и информационных блоков, расположенных в определенной последовательности).

Советуем прочесть:  Как создать эффективное резюме кондитера

Важным показателем, влияющим на впечатление рекрутера о кандидате, возникающее в процессе изучения его резюме, становится структура документа.

При больших объемах работы по подбору персонала, неструктурированное резюме внимательно изучаться работниками кадровой службы не будет, поскольку важная информация окажется не на своих местах и увеличит время на ее обработку.

Именно поэтому принято придерживаться традиционного порядка расположения разделов документа.

Основные разделы резюме

  1. Раздел личной информации. Сюда относятся персональные данные, цель резюме, номер телефона и адрес электронной почты, желательный график работы и уровень заработной платы, на которую рассчитывает соискатель.
  2. Раздел сведений об образовании.

    В этом пункте указывается имеющееся образование, форма обучения, специальность, дипломы и поощрения, сведения о курсах повышения квалификации и переобучении.

  3. Раздел опыта работы.

    Здесь необходимо обозначить все места трудоустройства, начиная от последнего и продвигаясь к началу трудовой деятельности, должностные обязанности, а также результаты, достигнутые в периоды работы в перечисленных организациях.

  4. Раздел дополнительной информации.

    В этом блоке предоставляется информация об имеющихся дополнительных знаниях и навыках, приобретенных претендентом на должность в процессе трудовой деятельности (владение специальными программами, иностранными языками, наличие водительских прав и личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок).

    Кроме того можно указать семейное положение, отсутствие вредных привычек, перечислить личностные качества, способствующие успешному исполнению должностных обязанностей.

Заполнив документ, следует внимательно проверить правильность содержащейся информации, соблюдение очередности разделов, грамотность письменной речи. После этого можно высылать в адрес работодателя собственную самопрезентацию. Скачать образец резюме секретаря делопроизводителя можно по этой ссылке Образец резюме секретаря делопроизводителя.

Источник: https://rezumeinfo.com/obraztsy-rezyume/rezyume-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности секретаря

Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.

Особенности профессии секретаря и требования к работнику

Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.

Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:

  1. Среднее, высшее образование;
  2. Стаж работы;
  3. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
  4. Знание основ делопроизводства;
  5. Знание иностранного языка (зачастую, английского).

Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

  • Помощник руководителя;
  • Делопроизводитель.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

  • нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
  • Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
  • положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

  • обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
  • обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
  • подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
  • организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
  • составление запросов и писем по поручению начальства;
  • организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
  • ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
  • прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
  • передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
  • контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
  • выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
  • поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
  • выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

  • получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
  • предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
  • запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
  • требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
  • требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
  • принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

  • нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
  • несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
  • невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
  • оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
  • разглашение вверенной ему информации.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.

Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:

  • прием входящих звонков;
  • ведение документооборота компании;
  • формирование исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией;
  • экспертиза ценности документов и их сортировка;
  • хранение ценных бумаг;
  • ведение архива документов, их своевременное списание, а также утилизация.

Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.

У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:

  • право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
  • право заверять собственной подписью некоторые документы;
  • право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
  • право на отстаивание своих интересов.

Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить резюме.

В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы.

Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение. (8 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

ПравФин
Добавить комментарий