Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Содержание
  1. Как оформить и заполнить авансовый отчет по командировке, образец, пример, сроки сдачи, условия в 2016 году
  2. Общие положения о порядке составления авансового отчёта
  3. Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение
  4. Обязательно ли заполнять авансовый отчёт
  5. Особенности оформления документа
  6. Образец заполнения формы №АО-1
  7. Пример заполнения авансового отчёта по командировке
  8. Подписание и согласование документа
  9. Можно ли оформить документ в электронном виде
  10. Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа
  11. Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку
  12. Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса
  13. Как составить авансовый отчет: образец, примеры оформления, где скачать бланк
  14. Кто и когда оформляет отчет
  15. Пример заполнения бланка командировочного авансового отчета
  16. Поэтапная инструкция по оформлению
  17. Какие данные вносит бухгалтер
  18. Особенности оформления
  19. Что происходит, если сумма расходов не совпадает с выданным авансом
  20. Ответственность за несвоевременное предоставление отчета
  21. Облагается ли налогом средства

Как оформить и заполнить авансовый отчет по командировке, образец, пример, сроки сдачи, условия в 2016 году

Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов.

Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями.

Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.

Общие положения о порядке составления авансового отчёта

Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

  1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
  2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
  3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

Особенности оформления документа

Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

Образец заполнения формы №АО-1

Образец заполнения авансового отчёта (лицевая сторона)

В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.

Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.

В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:

  1. Центральная часть бланка — главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
  2. Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
  3. Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
  4. Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.

Пример заполнения авансового отчёта по командировке

Образец заполнения авансового отчёта (оборотная сторона)

Подписание и согласование документа

Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо — сотрудник, вернувшийся из командировки.

Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

  • фамилия, имя и отчество командировочного;
  • номер отчёта;
  • дата составления отчёта;
  • сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
  • количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
  • число листов в принятых документах.

После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

Можно ли оформить документ в электронном виде

В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде.

И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью».

Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки.

Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью.

Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.

Источник: https://sb-advice.com/money/3497-avansovyiy-otchet-po-komandirovke-2016.html

Как составить авансовый отчет: образец, примеры оформления, где скачать бланк

Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Бланк авансового отчета используется для обоснования затрат сотрудников на определенные нужды фирмы. К ним относя хозяйственные расходы, покупка канцтоваров, а также командировочные.

Форма имеет две стороны, которые заполняет работник, прилагая подтверждающие расходные документы. Принимает отчет бухгалтер, вносит соответствующие отметки и передает на утверждение руководству. Рассмотрим подробный пример заполнения бланка авансового отчета и прочие особенности оформления.

Кто и когда оформляет отчет

Изначально определяется подотчетное лицо. Это работник, получающий средства для предстоящих расходов на нужды компании. Назначает его руководство, оформляя приказ, где должно быть указано Ф. И. О. сотрудника и повод для выдачи ему авансового платежа. Затем на руки выдается указанная сумма.

Деловая поездка

После совершения покупок или оплаты услуг, подотчетное лицо прикрепляет чеки и квитанции к заполненной форме и сдает в бухгалтерию. Существует также электронная версия документа, подготовить которую можно в программе, далее распечатать и сдать.

Если назначение аванса – командировочные расходы, то средства могут быть выданы согласно приказу об отправлении сотрудника в командировку. Сдавать авансовый отчет следует в первый же день выхода на работу после командировки.

Пример заполнения бланка командировочного авансового отчета

Командировка – это поездка в офис или филиал сторонних организаций с целью переговоров, подписания договоров, заключения сделок. А также существуют внутрисетевые командировки, решающие вопросы разных подразделений одной компании.

Командировка предполагает ряд расходов, особенно если пункт назначения находится в другом городе или стране. Поэтому командированному лицу предоставляют аванс. Подтвердить расходование средств нужно, подготовив авансовый отчет. Скачать бланк не составит труда, он имеет стандартную форму. А с заполнением разберемся на конкретном примере.

Поэтапная инструкция по оформлению

На лицевой стороне бланка заполняются следующие графы:

  • Название организации-работодателя
  • Число, месяц, год подачи отчета
  • Ф. И. О. составителя полностью
  • Занимаемая должность, номер по табелю
  • Цели, под которые был выдан аванс. В нашем случае: командировочные расходы

Остальные графы следует оставить для заполнения сотрудником бухгалтерии. Далее переворачиваем форму и переходим к описанию оправдательных документов: билетов, квитанций, чеков и прочее. На них необходимо проставить порядковые номера тем же образом, как это будет сделано непосредственно в отчете.

Составление авансового отчета

В графах с 1 по 6 обратной стороны листа вносим следующие данные:

  1. Проставляем нумерацию оправдательного документа.
  2. Дата выдачи чека.
  3. Его кассовый номер.
  4. Наименование расхода (что конкретно было оплачено: товары, билеты, услуги).
  5. Сумма к оплате по данному чеку в рублях.
  6. В шестой графе делается запись, когда оплата происходит в иностранной валюте.

Аналогично заполняются остальные пункты таблицы, если оправдательных документов несколько. Внизу вписываем итоговое значение.

Какие данные вносит бухгалтер

Принимающий сотрудник вписывает недостающие данные: порядковый номер отчета, сумма, выданная в качестве аванса, остаток от предыдущего платежа, номер кассовых документов, по которым дебетуются данные расходы. Плюс производит проверку: правильно ли совершены все расчеты, соответствуют ли прописанные суммы указанным в квитанциях.

Особенности оформления

Бланк имеет две стороны: лицевую и оборотную. Заполнив нужные пункты, форму передают в бухгалтерию. Подотчетному лицу выдается расписка о том, что документ и приложенные оправдательные квитанции приняты. В расписке ставится подпись принимающего, дата составления, итоговая сумма расходов, указывается, сколько чеков было приложено к форме.

Скачать образец авансового отчета [39.00 KB]

После проверки, бумаги передаются руководителю компании для утверждения. Он должен указать в бланке должность, поставить подпись с расшифровкой и дату. После этого бухгалтер переносит информацию в учетную программу, списывает сумму, обосновав расходы.

Далее бланк хранится в папке унифицированных форм № АО-1, подтверждающих кассовые операции.

Что происходит, если сумма расходов не совпадает с выданным авансом

В случаях, когда аванс израсходован не в полном объеме, оставшуюся его часть вносят в кассу, оформляя приходный ордер. Если имеет место перерасход средств, подотчетному лицу выдают разницу, заполняя соответствующий расходный документ.

Если сотрудник имеет задолженность перед организацией по предыдущему авансовому платежу, новый аванс не выдается до внесения недостачи. А также деньги не выдают в случаях, когда авансовый отчет и вовсе не был сдан.

Ответственность за несвоевременное предоставление отчета

Документ должен быть сдан своевременно в бухгалтерию организации, иначе происходит нарушение кассовой дисциплины. Действия в данном случае регламентированы статьей закона 15.1 КоАП РФ. Из нее следует, что ответственность за отсутствие отчета не предусмотрена, но нарушение фиксируется.

Таким образом, компания не будет оштрафована налоговиками, а ответственность за растраченные безотчетно средства полностью ложится на плечи руководства.

Допустимо вычесть сумму авансового платежа из заработной платы сотрудника, если растрата не была обоснована документально. При этом следует учесть ограничения на удержания, установленные статьей 137 ТК РФ. Работник, в случае несогласия с решением руководства об удержаниях средств, имеет право обжаловать это решение в суде.

Облагается ли налогом средства

Необоснованные растраты следует рассматривать, как задолженность работника перед работодателем. Погасить такой долг можно, составив авансовый отчет и подкрепив его оправдательными документами. Эта сумма не относится к доходам или вознаграждениям, выданным сотруднику. А значит, налоговой отчетности и страховым отчислениям она не подлежит.

Итак, разобраться с заполнением авансового отчета несложно, скачивание формы не займет много времени.

Важно своевременно заполнить и сдать документ сотрудникам бухгалтерии, приложив к нему оправдательные документы в полном объеме.

Соблюдение данных рекомендаций поможет сотруднику правильно отчитаться перед бухгалтером за командировочные и прочие расходы, избежав тем самым нарушения кассовой дисциплины.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/avansovyj-otchet-obrazets.html

ПравФин
Добавить комментарий