Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности

Содержание
  1. Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2019 году
  2. Оформление служебной записки
  3. Как правильно написать служебную записку
  4. Образец и пример написания служебной записки
  5. Особенности электронного документооборота
  6. Служебная записка — пример написания
  7. Как правильно написать служебную записку — образец?
  8. Для чего составляется служебная записка?
  9. Структура документа
  10. Где можно скачать пример служебной записки?
  11. Как составить служебную записку правильно: нюансы составления
  12. Служебная записка в деловом документообороте
  13. Правила написания служебных записок
  14. Служебные записки. Записки существуют двух видов: докладные записки и объяснительные
  15. 2.8 Организация работы с документами
  16. Документооборот
  17. Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности
  18. Формы и типология служебных записок
  19. Требования к служебной записке
  20. Написание служебной записки в электронном виде
  21. Некоторые особенности электронных СЗ

Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2019 году

Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.

Что это такое?

По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители.

Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная. Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами.

Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.

Оформление служебной записки

Предложим пример составления обыкновенной служебной записки. Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:

  1. В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
  2. Ниже пишется номер записки и название.
  3. Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
  4. В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
  5. Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.

Вот так составляется ориентировочный шаблон служебного бланка, которым можно воспользоваться при необходимости каждому работнику.

Как правильно написать служебную записку

Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно. О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.

Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.

  • Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).
  • Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
  • Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
  • Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
  • В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
  • Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
  • Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.

Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.

Образец и пример написания служебной записки

Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя. Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ. Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.

Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.

Директору ОАО «Рога и Копыта»

Алексееву Арсению Сидоровичу

г. Челябинск 14 июня 2019 года

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

С 12 июня 2019 года в мартеновском цехе завода вышла из строя плавильная печь. Для устранения неисправности необходимо закупить запасные детали согласно представленного списка, который прилагается к данному документу. Общая стоимость запасных частей и монтажных работ по ликвидации неисправности составляет 17905 (семнадцать тысяч девятьсот пять рублей 00 копеек).

Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:

Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.

С уважением, начальник горячего цеха

Сидоров Валерий Викторович  (подпись).

А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен ниже

Образец служебного обращения

Особенности электронного документооборота

Сегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.

Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:

Коммуникативные.

Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки.

Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

Управленческие. К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:

Первая, – оформление и складирование нормативных документов

Вторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.

При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле. Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.

Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи.

При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок.

Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О. должностного сотрудника, которому отправляется документ).

При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту. Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.

На этом особенности электронного документооборота заканчиваются.

Источник: https://DocInfo.net/sluzhebnaya-zapiska/

Служебная записка — пример написания

Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности

Добрый день, дорогие читатели. Сегодня о наболевшем — часто слышу мол, на работе меня не слушают, сказал то а он сделал это а вышло вообще в итоге не то и не это. Все это потому, что люди забыли о регламенте трудовых отношений.

Если вы хотите что-то донести до коллеги или подчиненного — готовите служебную записку, и через начальника ее проводите. Все, нужный вам сотрудник уведомлен о необходимых действиях.

В случае использования служебной записки потом не получится сказать «а я не так понял» или «а мне не говорили».

Как правильно написать служебную записку — образец?

Служебная записка — образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику — имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки.

Для чего составляется служебная записка?

Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

  • запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
  • обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
  • предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

Структура документа

В служебной записке приводятся:

  • наименование организации;
  • Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
  • номер документа, дата его составления;
  • наименование документа («Служебная записка о…»);
  • основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
  • блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

В основном текстовом блоке записки фиксируются:

  • события и факты, ставшие поводом для ее составления;
  • отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
  • рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

Где можно скачать пример служебной записки?

ООО «Мастер»

Отдел продаж СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАот 09.06.2017 г. № 1Отдел маркетинга РуководителюСтепанову С.Н.

О предоставлении аналитической сводки по целевому рынку продаж дистрибутивов ОС Wonders с января по май 2017 года

Уважаемый Станислав Николаевич!

Источник: http://blogfinansista.com/sluzhebnaya-zapiska/

Как составить служебную записку правильно: нюансы составления

Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности

Электронный документооборот постепенно вытесняет традиционную форму взаимодействия между подчиненными и начальством: кажется, что заявления, обращения, жалобы и служебные записки, написанные на бумаге от руки вот-вот исчезнут с лица земли, а на их место придут электронные формы, заполнение которых займёт считанные минуты.

Однако до тех пор, пока компьютеры окончательно не захватили деловой мир, без служебных записок не обойтись — порой, это единственный законный способ отстоять свои права или добиться желаемого результата.

Служебная записка в деловом документообороте

В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.

Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.

Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:

  • решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
  • решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
  • решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
  • сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
  • сотрудник занят более приоритетными задачами;
  • возникают обстоятельства непреодолимой силы.

В деловом документообороте не принято оправдываться на словах или по телефону, так как через некоторое время об этом факте можно просто не вспомнить. Со служебной запиской иначе: есть документ, который докажет, что по данному вопросу предпринимались какие-либо действия, но они не были завершены в установленный срок по объективным причинам.

Правила написания служебных записок

Строгие требования к написанию служебных записок не предъявляются, в большинстве случаев они прописаны в требованиях к внутреннему документообороту. Многие современные организации используют фирменные бланки и шрифты для написания писем, в случае со служебной запиской целесообразно придерживаться принятых корпоративных стандартов.

Некоторые фирмы предпочитают написание всех обращений на листе формата А4 от руки. Несмотря на кажущуюся старомодность, в случае возникновения спорных вопросов, доказать подлинность такой записки гораздо проще. С другой стороны, законодательство не запрещает набрать текст на компьютере и отправить адресату печатный вариант.

Пример написания служебной записки

Принято использовать любой шрифт без засечек 14 кегля (либо установленный корпоративный шрифт нужного размера и цвета), но в большинстве случаев подойдёт обычный Times New Roman, 14 ppt, межстрочный интервал полуторный, цвет текста — черный, использование курсива и иного выделения текста не приветствуется.

Если записка была напечатана, необходимо подписать её ручкой нейтрального цвета (черный или синий) и проставить дату.

Со структурной точки зрения, формат записки ничем не отличается от обычного заявления: в правом верхнем углу указывается фамилия, имя, отчество и должность адресата, ниже прописывается информация от заявителя. Там, где обычно пишут слово «заявление» — «служебная записка» (некоторые организации практикуют написание слева), после чего следует её содержание, слева проставляется дата, справа — подпись и расшифровка.

С семантической точки зрения, тело записки может содержать любую информацию, написанную в деловой стилистике. Желательно избегать пространных рассуждений и писать строго по делу, излагая основные факты.

Источник: http://bsnss.net/predprinimatelstvo/docs/sluzhebnaya-zapiska.html

Служебные записки. Записки существуют двух видов: докладные записки и объяснительные

Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности

Служебныеписьма -наиболее массовый вид управленческихдокументов, служащий средством общенияи обмена информацией между учреждениямии частными лицами.

Основныевиды писем:

  • Гарантийное письмо обеспечивает исполнение изложенных в нём обязательств. В нём обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, сроки поставки, качество продукции. Эти письма имеют повышенную правовую значимость, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. («Оплату гарантируем…», «Фирма … качество продукции гарантирует»). Это письмо заверяется печатью.
  • Рекламное письмо содержит подробные описания рекламируемых товаров, услуг, цены. Особенность: адрес организации-автора может быть указан в тексте, часто в конце текста. («Мы будем рады ответить на ваши вопросы по такому-то адресу или телефону»).
  • Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Оно содержит разъяснения или задания к этим документам. Текст такого письма обычно умещается на формате А5 и поэтому не имеет заголовка к тексту. («Высылаем Вам ….»).
  • Письмо-запрос. В нем предприятие просит разъяснить какой-либо факт, событие и побуждает дать ответное письмо. («Сообщите о …»).
  • Письмо-извещение сообщает о факте или событии, информация о котором может быть полезна для адресата. («Ставим вас в известность, что ….»).
  • Письмо-приглашение адресуется как конкретному лицу, так и учреждению в целом, содержит пожелания участия адресата в каком-либо мероприятии. Необходимо сообщить место, сроки проведения и условия участия. («Приглашаем вас принять участие в …..»).
  • Письмо-подтверждение содержит подтверждение какого-либо отправления (письма, перевода, ценностей), подтверждение того, что ранее изданный документ остаётся в силе (договор, инструкция), может подтверждать факт, событие (телефонный звонок). («Подтверждаем, что ….»).
  • Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства, проведения мероприятия, возвращения взятых предметов и т.д. В ряде случаев указываются меры, предполагаемые при невыполнении работ в указанный срок. («Напоминаем, что …», «по истечение такого-то срока предложение нашей фирмы теряет силу»).

Письмаоформляются набланке для писем,название вида документа не указывается.Справапишется адресат.На одном письме может быть не болеечетырех адресатов. Если адресатовбольше, составляют несколько писем содним текстом и разными адресатами,такое письмо называется циркулярным.

Заголовокк текстуформулируются одной фразой, начинаетсяс предлога «О» или «Об».

Текстодного письма должен быть посвящёнодному вопросу, несколько вопросовизлагаются в одном письме только вслучае их взаимосвязанности.

Текстобязательно начинают собращения,например, «Уважаемый Иван Иванович!»,«Иван Иванович!», «Господин Иванов!»,«Уважаемые господа!»)

Основнойтекст письма может содержать вводнуючасть и основную. Излагается от первогоили третьего лица ед. или мн. числа -прошу, просим, фирма просит, … просят.Местоимение «я» по этикету не пишется.

Вовводнойчасти описываются факты, события, можетбыть ссылка на другие документы (неписьмо, на письма мы ссылаемся в реквизите«ссылка на дату и номер инициативногописьма»).

Восновнойчасти – выводы, предложения, просьбы,рекомендации по поводу вышеописанныхсобытий

Однаиз частей может быть опущена, их можноменять местами.

Вконце текста письма может быть заключение:«С уважением …», «С благодарностью»,«С пожеланием успехов» или «Надеемся,что наша просьба не будет для Васзатруднительной» и другие

Подписываетписьмо автор, при этом этикет требуетсоблюдения уровня переписки. Письма пофинансовым вопросам подписываетруководитель и главный бухгалтер.Письма, дающие какие-либо гарантии,имеющие юридические и финансовыепоследствия, заверяются печатью.

Ответить на вопросы:
  • Что такое письмо, какие виды писем существуют?
  • Из каких реквизитов состоит письмо?
  • Как составляется текст письма, какие элементы используются?
  • Кто подписывает письмо?

Справка– документ, содержащий описание илиподтверждение тех или иных фактов,событий.

Оформляютсяна общембланке.

Заголовокк тексту формулируется коротко, однойфразой в предложном падеже с добавлениемпериодавремени или даты,на которую приходятся приводимые всправке сведения. Например,о наличии документов по трудовому стажуза 1990-2000 гг.

Справкимогут быть внутренними и внешними.

Подписываетсправку лицо, несущее ответственностьза предоставляемые в справке сведения.

Извсех справок можно выделить справки,подтверждающие место работы, учебы.

Требованияк ним:

  • оформляются на общем бланке на формате А5, поэтому не имеют заголовка к тексту;
  • указывается Ф.И.О. (полностью) лица, о котором сообщаются сведения; требуемые сведения; куда предоставляется справка;
  • справку подписывает лицо, которое несёт ответственность за предоставленные сведения;
  • составляется справка в одном экземпляре, заверяется печатью.
Задание по теме: Составить справку, подтверждающую ваше обучение в ТГАСУ.

Докладнаязаписка –это документ, адресованный руководителюданного или вышестоящего учреждения иинформирующий его о сложившейся ситуации,имевшем место явлении, факте, о выполненнойработе, содержащий выводы и предложения.

Объяснительнаязаписка– документ, объясняющий причиныкакого-либо события, факта или поясняющийсодержание отдельных частей основногодокумента (плана, отчета, проекта).

Запискиготовятся как по инициативе автора, таки по указанию руководства. Докладныезаписки, информирующие руководство оходе работ, представляются регулярнои сообщают о выполнении заданий, планов,указаний.

Оформляютсяна общембланке сугловым расположением. Справа пишетсяадресат.На внутренних записках на бланке внаименовании организации допускаетсяписать сокращенно, можно указать толькоструктурное подразделение, илинаименование организации можно вообщепропустить (если подразделений ворганизации не выделено)

Датойзаписки считается дата ее подписания.

Заголовокк тексту формулируется как обычно –одной фразой с предлога «О» или «Об».На записках формата А5 заголовок можнопропустить.

Текстможет содержать две части: вводную иосновную.

Вводная– излагаются факты, события, послужившиеповодом для написания записки.

Основная– выводы, просьбы, предложения.

Частиможно менять местами, одна из частейможет быть опущена.

Подписываетзаписки обычно составитель, в некоторыхслучаях на внешних докладных запискахтребуется подпись директора.

Докладныезаписки могут быть внешними (направляютсяв другую организацию) и внутренними.Объяснительные записки могут бытьтолько внутренними. Пояснительныхзаписок не бывает.

Ответить на вопросы:
  • Какие виды служебных записок существуют, что такое докладная записка?
  • Из каких реквизитов состоит докладная записка?
  • Как составляется текст докладной записки?
  • Кто подписывает докладную записку?

2.8 Организация работы с документами

      1. Общие сведения о работе с документами. Документооборот

Организацияработы с документами– создание оптимальных условий для всехвидов работ с документами.

Существуеттри документопотока:

  • входящая документация,
  • исходящая,
  • внутренняя.

Всеорганизационно-распорядительныедокументы в организации проходят черезслужбу ДОУ – службу документногообеспечения управления (канцелярия,секретариат, отдел делопроизводства).

Нарисунке 1 представлена традиционнаятехнологическая цепочка обработкивступивших в силу (согласованных,подписанных, утвержденных) документов.

Документооборот

Рисунок1 – Технологическаяцепочка обработки документов

1,2 и 4 этапы выполняются в службе ДОУ,остальные – в структурном подразделении,где документ исполняется.

Документооборот- движениедокументов от создания или получениядокумента до окончания исполнения иподшивки в дело или отправки в другуюорганизацию.

  1. – При получении документов проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается автору.

Вскрываютсявсе конверты, кроме конвертов с пометкой«Лично». После вскрытия конвертовпроверяется правильность и целостностьвложения.

Поставляетсяотметка о поступлении.

Задание: вспомнить и написать пример отметки о поступлении.

Конвертыпосле вскрытия выбрасывают, за исключениемписем от частных граждан, т.к. обратныйадрес может быть указан только наконверте. Сохраняются конверты и отдокументов с уже просроченным срокомисполнения (штемпель – доказательстводня получения).

Послеболее детального ознакомления сдокументом, распределяют, кому какиедокументы передать. Для этого необходимохорошо знать функции структурныхподразделений и распределение обязанностеймежду должностными лицами.

Круководителю должны поступить документы,касающиеся деятельности предприятияв целом, по принципиальным вопросам илинесущие новую информацию.

Остальныепередаются непосредственно исполнителям.

Обработка,рассмотрение и передача документовпроводится в день их поступления.

  1. Регистрация – это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения документу регистрационного номера, записи установленных сведений об этом документе.

Сведения,которые нужно (обязательно согласноГСДОУ, с. 12) выписать при регистрации:

  • название вида документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • входящий номер и дата поступления (из отметки о поступлении);
  • заголовок к тексту,
  • автор;
  • задания, которые нужно выполнить по документу,
  • как, когда решен вопрос (из отметки об исполнении).

Крометого, могут быть и другие сведения,например:

  • расписка в получении документа
  • ход исполнения (дополнять по ходу исполнения)
  • наличие приложений.

Существуют журнальная система регистрации,карточная, автоматизированная.

Регистрациядокументов должна быть только однократной(в службе ДОУ). При передаче зарегистрированныхдокументов из одного подразделения вдругое, они повторно не регистрируются.

Регистрируютсявсе документы, требующие учета, исполненияи дальнейшего использования в справочныхцелях.

Регистрациянеобходима для:

  • учета количества документов,
  • обеспечения сохранности документов,
  • контроля исполнения документов,
  • поиска в информационно-справочных целях.
  1. – После регистрации документ в канцелярии не остается, его передают исполнителю. Во время исполнения документа служба ДОУ ведет контроль и информационно-справочную работу.

Контрольза исполнениемдокументов существует нескольких видов:

  • контроль по существу (оценка на сколько правильно, удачно решен вопрос). Ведет непосредственный руководитель или специально назначенные лица;
  • контроль за сроком исполнения. Контроль за сроком исполнения ведет непосредственный руководитель и работник службы ДОУ. Перенести сроки может тот, кто их установил. В свою очередь этот контроль может быть:
  • текущий (контролируется в тот же день, когда поручение должно быть исполнено.);
  • предупредительный (предупреждают исполнителя за три дня до окончания сроков исполнения).

Информационно-справочнаяработа сдокументами, находящимися на исполнениизаключается в том, что работники службыДОУ должны знать:

  • где, в какой стадии работы, у кого находится каждый документ,
  • в каком документе можно найти информацию по конкретному вопросу.

Поокончании исполнения на документеставится отметкаоб исполнении(отметку об исполнении ставит лицо,ответственное за делопроизводство вданном структурном подразделении). Обисполнении документа сообщают руководителюи всем заинтересованным лицам, послеэтого документ подшивают в дело вэтом жеструктурном подразделении.

  1. Отправка. После регистрации сотрудники службы ДОУ запечатывают зарегистрированный исходящий документ в конверт и отправляют адресату.

Вопросы по теме:
  1. Что такое документооборот? Какие этапы в него входят?
  2. Что такое служба ДОУ? Чем она занимается?
  3. Что такое регистрация? Что необходимо сделать в процессе регистрации документов?
  4. Что происходит с документом после регистрации?
  5. Какие виды контроля за исполнением документов можно выделить? Кто их проводит?
  6. Что делают с документом после исполнения?

Источник: https://StudFiles.net/preview/2994978/

Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности

Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности

Бизнес юрист > Корпоративное право > Как правильно написать служебную записку: основные аспекты и некоторые особенности

Тип документа, который мы называем служебной запиской (дальше по тексту — СЗ), существует для решения текущих производственных ситуаций. Причем, с помощью данного инструмента коммуникации решать такие вопросы можно оперативно и эффективно.

Итак, мы имеем дело с документом, который формой относится к внутреннему документообороту и не является официальной бумагой.

Формы и типология служебных записок

Зачем нужна служебная записка?

Нет конкретной специальной формы, которая служит образцом для составления СЗ. Здесь форма фактически произвольная. К тому же, сейчас для СЗ может использоваться не только бумажный носитель, но и электронные средства коммуникации.

Следует иметь ввиду, что все служебные записки делят на два типа. Это записки:

  • докладные,
  • объяснительные.

Докладные записки в свою очередь могут быть по характерным особенностям:

  • инициативными,
  • отчетными,
  • информационными.

Что же касается адресата, то различают докладные служебные записки:

Цель служебной записки связана с:

  • запросом информации,
  • выдачей инструкций,
  • сопровождением другого сообщения (это т.н. сопроводительная записка),
  • объявлением.

Требования к служебной записке

Служебная записка может быть как написана от руки, так и набрана на компьютере.

Помимо отсутствия специального бланка для составления СЗ, есть такое понятие, как общие требования к данному документу.

Перечень обязательных требований:

  • обозначение адресата СЗ: ФИО адресата указывается в правом верхнем угле, там же – должность данного лица;
  • ниже пишем наименование документа – Служебная записка – и его номер;
  • дальше начинается изложение сути вопроса, который заставил составителя СЗ обратиться к иному специалисту. Речь может идти о проблеме или неординарной ситуации;
  • ниже составитель документа, как правило, приводит свои пропозиции относительно решения вопроса. Нередко, присутствует указание на конкретные действия, которые автор СЗ ждет от адресата данного документа;
  • далее автор СЗ оставляет запись своего ФИО и должности.

Это фактически наиболее простой алгоритм для написания служебной записки, возможны также другие, более усложненные варианты.

Написание служебной записки в электронном виде

Электронный документооборот имеет свои нюансы.

Естественно, что электронные средства связи упрощают составление и отправку СЗ. В этом присутствует несомненный плюс: скорость рассмотрения таких документов гораздо выше.

Написать СЗ в электронном виде очень просто, ведь здесь сохраняются все те же параметры, что и для обычной СЗ на бумаге. Принципиальных различий здесь не стоит искать.

Написание служебной записки

Итак, основная часть полностью та же. Здесь мы имеем в виду описание ситуации, предложения, которые составитель СЗ вносит на рассмотрение. Но на завершающем этапе начинаются различия.

По сути, оно только одно. В СЗ, которая создается на электронном носителе и будет, естественно, отправляться с помощью электронных средств, нет потребности в том, чтобы указывать адресата. Это не значит, что его совсем не стоит указывать. Просто, если вы используете электронную почту, что случается чаще всего, для указания адресата имеется отдельная строка – «Адрес».

Если речь идет об обмене документами, когда используется специально созданный для этого общий ресурс, то стоит заполнять строку «Тема», где также указывается адресат послания. Под общим ресурсом мы понимаем, к примеру, общий адрес электронной почты на отдел.

Некоторые особенности электронных СЗ

Те, кто пользуется электронной почтой, знают, что подпись вставляется в текст автоматически, если вы ее неоднократно использовали. Такая опция предоставляет возможность существенной экономии времени при написании служебной записки.

В тех случаях, когда ваша почта не предоставляет вам идентификации отправителя (это зачастую бывает при использовании общего ящика), то в конце письма в обязательном порядке придется указывать свою должность и ФИО.

Важно понимать сам процесс функционирования электронной почты. Если вы составляете и отправляете электронное письмо, то вам важно, чтобы его получили и прочитали.

Для этого предвидена опция запрашивания уведомления о том, было ли прочтено ваше письмо (то есть, СЗ). Такое уведомление – стопроцентная гарантия того, что вы отправляли СЗ, адресат его получил и прочел.

К тому же, уведомление свидетельствует о времени отправки и конкретном адресате письма.

Сегодняшний мир – это, прежде всего, скорость. Именно скорость и оперативность реагирования определяет успешность практически в каждой среде деятельности. Служебные записки – один из инструментов коммуникации, без которого нельзя создать оперативность решения тех проблем и вопросов, которые будут тормозить работу учреждений, организаций, предприятий.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/corporate/kak-pravilno-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-osnovnye-aspekty-i-nekotorye-osobennosti.html

ПравФин
Добавить комментарий