Для чего нужен табель выхода на работу, образец составления

Содержание
  1. Как составляется образец табеля выхода на работу, рекомендации
  2. Что такое табель учета рабочего времени, назначение
  3. Может ли фирма работать без табеля
  4. Учет рабочего времени сотрудника
  5. Порядок ведения
  6. Правомерно ли применять электронные системы контроля
  7. Как часто и кто заполняет табель
  8. Бланк и образец заполнения
  9. Как заполняется табель по форме Т-13
  10. Основные коды для заполнения
  11. Как заполнить табель, когда сотрудник не появляется на работе
  12. Если праздничные дни выпали на время отпуска
  13. Если сотрудник заболел во время отпуска
  14. Командировка выпала на выходные
  15. Как внести изменения
  16. Ответственность за ошибки
  17. Заполнение табеля учета рабочего времени: как правильно заполнять, правила, образец и иное
  18. Табель учёта рабочего времени — нормативы, правила и способы ведения
  19. обзор: грамотная организация табельного учёта
  20. Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)
  21. Кто ведет табель
  22. Какие обозначения используют при заполнении табеля
  23. Как вести табель учета рабочего времени без ошибок
  24. Как вести табель на совместителя
  25. Как отмечать командировку в табеле
  26. Табель учета рабочего времени: порядок и образец заполнения, бланки форм Т-12, Т-13 и 0504421
  27. Для чего он нужен
  28. Варианты форм
  29. Как правильно заполнить
  30. Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12
  31. Особенности ведения табеля в бюджетных организациях
  32. Как обозначается отпуск
  33.  По графику
  34.  За свой счет
  35.  Учебный
  36. По беременности и родам
  37. По уходу за ребенком

Как составляется образец табеля выхода на работу, рекомендации

Для чего нужен табель выхода на работу, образец составления

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Для чего нужен табель выхода на работу, образец составления

Несмотря на то, что многие работники, ответственные за контроль посещаемости и выработки надлежащего времени стараются заполнять табель выхода на работу, образец не предполагает обязательного соблюдения или ведения. Действующее законодательство разрешает соблюдать произвольную форму или разработать специальный бланк.

Что такое табель учета рабочего времени, назначение

Документ, отражающий выработку рабочего времени называют табелем учета. Он составляется предприятием для каждого сотрудника в отдельности, с кем официально заключен договор. Бланк относится к категории формализованных и должен формироваться к концу каждого месяца. Организация имеет право самостоятельно создать формат бланка. Главное, чтобы в нем были зафиксированы необходимые данные.

Табель составляется в следующих целях:

  1. Соблюдение и контроль рабочей выработки каждым сотрудником на основании утвержденного законодательством РФ регламента.
  2. Учет сведений о рабочем времени по каждому гражданину, работающему в организации, для правильного расчета заработной платы и положенных премий.
  3. Составление статистики о соблюдении дисциплинарных правил на предприятии.

При возникновении спорных моментов между сотрудником и руководством табель станет неопровержимым доказательством правильности расчетов по зарплате или надбавок. В случае необходимости, он может быть востребован в процессе судебного разбирательства.

Может ли фирма работать без табеля

Организация обязана вести табель, где учитывается отработка рабочего времени каждого сотрудника. Это первичный учет, на основании которого должно происходить начисление положенной оплаты труда.

об автоматизированной программе учета времени:

Учет рабочего времени сотрудника

На основании действующего законодательства было разработано несколько видов учета отработанного времени:

  • Поденный
  • Суммированный
  • Еженедельный

Для ознакомления со спецификой каждого отчета, рекомендуется обратиться к таблице 1.

ПоденныйЕженедельныйСуммированный
Актуален для учета смен одинаковой продолжительности, для фиксирования общего количества отработанных часов, чтобы предотвратить возникновение переработанного времени. Это страховка организации от непредвиденных расходов.Опираясь на 94 ТК, устанавливается продолжительность рабочего времени для льготной категории граждан:
  • в возрасте до 16 лет, смена не дольше 5 часов, до 18 лет в пределах 7 часов, для студентов 50% общего времени
  • с инвалидной категорией лимит не должен превышать установленных рекомендаций
  • для профессиональных спортсменов 92 ТК предполагает сокращение рабочей выработки на основании возникших обстоятельств
Актуален, если продолжительность отработки меняется на протяжении недели.Используется на специализированных предприятиях. Помогает ликвидировать переработки или восполнить недостающие часы.Составляется на основании ТК 104. В нем закреплены ситуации, когда организация не может контролировать отработку в поденном или еженедельном отчете.В отчете отображаются суммированные данные для соблюдения отчетности.Если у сотрудника плавающий график, используется суммированный табель.

Каждое предприятие имеет свою специфику работу. На ее основании выбирается один из выше предложенных вариантов ведения отчетности.

Порядок ведения

Для правильного оформления документа у кадровика должна быть достоверная информация о появлении сотрудника на рабочем месте. Если он не появляется на работе, то документально подтверждается уважительная причина.

На предприятиях с большой численностью штата контролировать каждого сотрудника в индивидуальном порядке невозможно, поэтому используются следующие варианты:

  1. На основании информации, предоставленной начальниками структурных подразделений об отсутствии/присутствии сотрудника на работе.
  2. Ввод системы электронного вида, самостоятельно фиксирующей приход и уход сотрудника с точностью до минуты. Данные о регистрации передаются кадровикам для фиксации через определенный период времени.
  3. Получение данных для отображения в табеле из внутренних отчетностей. Среди них выделяют заявления, приказы, больничные листы, справки.

В документе должно присутствовать наименование используемой системы учета во избежание спорных ситуаций. Также обеспечивается своевременная передачи информации и приказов (назначение, увольнение, поступление на должность).

Если сотрудник выходит на работу в неположенное время, например, сверхурочного, оформляется соответствующее заявление для включения в табель дополнительного времени. На основании документа начисляется дополнительная плата в повышенном эквиваленте.

Отображение табеля редко осуществляется с применением Т-12. Как правило, для данного процесса используется форма Т-13.

Правомерно ли применять электронные системы контроля

Чтобы использовать Т-13, допустимо использовать современную систему и вести контроль в электронном формате. На масштабных производственных предприятиях целесообразно использование специального ПО, например, 1С, автоматически контролирующего учет в табличном виде.

урок составления табеля в Exel:

Рабочий процесс помогает вести учет в реальном времени, что облегчает выполнение поставленной задачи кадровикам. Ежедневно подписанные приказы руководителями вносятся в учет программы.

В конце календарного месяца информация распечатывается и передается для проверки высшим инстанциям на подпись.

Как часто и кто заполняет табель

На практике заполнение табеля является ответственным мероприятием для кадровиков или специалистов из сторонней организации, работающей по найму, если на предприятии отсутствует ответственный сотрудник.

Иногда в многочисленных организациях вводится дополнительная штатная единица — табельщик, в обязанности которого входит контроль и заполнение документа.

Если компания не насчитывает крупный штат, то издается специальный приказ о возложении ответственности на определенного работника. Он, в свою очередь, должен следить и создавать приказы соответствующего вида для поддержания порядка в структуре организации и правильного учета времени.

В качестве альтернативы ответственность может быть возложена на руководителя подразделения. Он ведет контроль и подписывает документ. Периодичность ведения документа зависит от вышеперечисленных видов табеля.

Бланк и образец заполнения

Существует разработанная рекомендованная форма заполнения, с которой можно ознакомиться ниже (оформление по форме Т-13):

Скачать Бланк табеля Т 13 [53.00 KB]

или унифицированной Т-12:

Скачать бланк табеля Т-12 [314.00 KB]

Заполненный образец формы Т-13 Вы можете скачать ниже:

Скачать образец формы Т-13 [21.01 KB]

Как заполняется табель по форме Т-13

Когда сдавать в архив документацию, каждое предприятие решает самостоятельно, основываясь на внутреннем регламенте работы. Для правильного заполнения электронный или стандартной формы Т-13, важно учитывать несколько дневных категорий:

  1. Обозначение Я характерно в качестве отметки рабочего дня (явка сотрудника на предприятие).
  2. Символ В означает выходной день, установленный внутренним распорядком компании.
  3. ОТ обозначается положенный законодательством отпуск. Проставляется каждый полагающийся день.
  4. РП характерно для ситуации, если работник выходит на работу в неположенный день.
  5. Если сотрудник отправляется в командировку, обозначается буква К.
  6. Иногда руководство принимает решение направить гражданина на обучение для совершенствования навыков, фиксируют обозначение ПК.
  7. В случае, когда сотрудник продолжает получать высшее образование, он может претендовать на отпуск для сдачи экзаменационных или сессионных испытаний. В табеле фиксируется буква У.
  8. Для оплаты временной нетрудоспособности, на время болезни гражданина используется символ Б.
  9. Если временная нетрудоспособность не подлежит оплате, фиксируется Т.

Чтобы отобразить полный рабочий день, на протяжении которого сотрудник выполнял свои обязательства, в категории «Я» должно отображаться количество рабочих часов каждый день. Фиксация данных осуществляется в каждую половину календарного месяца в зависимости от периода, в который оплачивается труд гражданина. К концу месяца показатели складываются для обозначения общего показателя.

Для подсчета зарплаты в соответствии с Т-13 есть отдельные графы, подлежащие заполнению с кодировкой. Если используются автоматические электронные ПО, то вручную проставлять коды нет необходимости.

Важно принять во внимание, вся информация отображается в соответствии с состоянием табеля на последний рабочий календарный день.

Основные коды для заполнения

Кроме буквенных обозначений используется цифровая кодировка, представленная в таблице 2.

РасшифровкаЦифровая
Явка01
Выходной26
Отпуск09
Дополнительный выход на работу31
Командировка06
Повышение квалификации07
Отпуск по учебе11
Больничный19
Временная недееспособность без выдачи зарплаты20

Существуют и другие обозначения в зависимости от того, какую статью необходимо отразить в табеле. При использовании электронной программы, цифровая кодировка заполняется в автоматическом режиме.

Как заполнить табель, когда сотрудник не появляется на работе

Перед заполнением табеля необходимо напечатать акт, свидетельствующий об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Его составление предполагает наличие нескольких лиц, способных подтвердить данный факт и выступить в качестве свидетелей. В документе они должны указать личные данные.

Важно принять во внимание, что минимальное количество свидетелей – 3 человека.

Руководитель сотрудника составляет записку об отсутствии работника, вместе с актом передает документы вышестоящему руководству для дальнейшего решения сложившейся ситуации. В случае отсутствия информации о причине неявки сотрудника на работе в положенное время, в документ проставляется обозначение НН. Далее кодировка изменяется: в случае открытого больничного Б, если прогул – ПР.

Если праздничные дни выпали на время отпуска

На основании действующего законодательства, если праздники попадают на отпускное время, они не засчитываются в табель и данные о них не включаются. Если работник уходит в положенный отпуск, то на месте выходных дней фиксируется обозначение ОТ или цифровая кодировка 09, для дополнительного отпуска ОД или 10.

Важно! Официальные государственные праздники не включаются. В табеле делается пометка В или цифровая кодировка 26.

Если сотрудник заболел во время отпуска

Если в случае болезни работник при нахождении отпуска оформил официальный больничный, достаточно на предприятие предоставить документ с медицинского учреждения.

Ответственный сотрудник обязан продлить в табеле законный отпуск на количество дней, указанное в документе.

Изначально в документе должна стоять аббревиатура ОТ или кодировка 09. После получения официального подтверждения о болезни, в табеле должна быть поправка на кодировку Б или 19.

Командировка выпала на выходные

На основании письменного утверждения Минтрудом, в табеле обязательно отмечаются командировки. В качестве обязательного обозначения используется К, либо 06. Достаточно аббревиатуры, часы вписывать нет необходимости.

Если в выходной день сотрудник находится в командировке, обязательно отмечается РВ или цифровое обозначение 03. Часы проставляются только в той ситуации, когда руководство дает конкретное задание для сотрудника и отводит количество часов для выполнения поставленной задачи.

Как внести изменения

Случаются ситуации, когда документ уже заполнен и распечатан, но требуется внести корректировку по указанным данным. Нет необходимости формировать новый документ, поскольку его можно корректировать. Достаточно зачеркнуть необходимое значение и рядом вписать новое. Но рядом с полями должны присутствовать следующие данные:

  1. Ссылка на скорректированный документ с обязательным указанием номера и даты. Необязательно вписывать название бумаги в полном объеме, допускается указать сокращенные данные.
  2. Поставить повторные визы ответственных лиц за составление документа.
  3. Рядом должна присутствовать расшифровка.
  4. Должность ответственного лица, формирующего документ и руководителя предприятия.

Как правило, скорректированный табель принимается в течение 6 месяца с момента закрытия основного документа. Далее бухгалтерия может провести перерасчет.

Ответственность за ошибки

Если в организацию приходит проверка, то в первую очередь идет поиск следующих ошибок и неточностей:

  1. Информация, указанная в табеле, не соответствует информации, которая фиксируется в бухгалтерской отчетности при расчете заработной платы.
  2. Данные, зафиксированные в расчетной документации, разнятся с размером рассчитываемой зарплаты.
  3. Отсутствие учета переработанного времени, неверно использованная кодировка.
  4. Неверно отображается расчет размера пособия в соответствии с листом временной недееспособности.

При выявлении вышеперечисленных нарушений налоговый орган может применить штрафные санкции к предприятию в виде административного наказания в размере 5 000 рублей. Если табель полностью будет отсутствовать у организации, руководитель компании может понести наказание в размере 50 000 рублей на основании статьи 5.27 Административного Кодекса.

Табель учета отработанного сотрудником времени является обязательным мероприятием. Однако установленного формата, которого строго нужно придерживаться не существует. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать схему ее ведения.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/tabel-vyhoda-na-rabotu-obrazets.html

Заполнение табеля учета рабочего времени: как правильно заполнять, правила, образец и иное

Для чего нужен табель выхода на работу, образец составления

Учёт и контроль — два основных постулата бизнеса. Поэтому табельный учёт актуален для всех компаний, которые имеют в штате хотя бы одного сотрудника. И это не просто внутренние документы для расчёта вознаграждений и выявления нарушений.

Это обязанность каждого работодателя, установленная законодательством РФ. Корректность ведения табельного учёта контролируют трудовой и налоговый регуляторы, Росстат и инспекция по труду.

Поэтому в компании, имеющей наёмный персонал, должен быть внедрён весь пакет внутренних документов, регламентирующий табельный учёт.

Табель учёта рабочего времени — нормативы, правила и способы ведения

Порядок и правила ведения учёта рабочего времени в организации регламентированы в первую очередь статьёй 91 Трудового кодекса РФ (частью 4), в которой указано, что все работодатели обязаны вести регулярный учёт трудового времени по каждому служащему своего предприятия.

Только на основании этого реестра могут быть насчитаны зарплаты и премии, компенсационные выплаты на отпуск и по больничным листам, а также другие дотации работнику. Ежемесячно заполнять табель учёта должны все предприятия, имеющие наёмный персонал, независимо от их правового статуса и организационной формы: и юр.

лица, и индивидуальные предприниматели.

Во вторую очередь табель учёта, являясь первичным документом бухучёта и кадрового делопроизводства, подчиняется нормативным требованиям, отражённым в Постановлении Госкомстата России №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Основные требования, которые предъявляются к учётной первичке:

  1. Вести учёт рабочего времени имеет право только работник предприятия, назначенный на эту функцию приказом, иначе его действия при проверке будут признаны неправомерными, а сам регистр — недействительным. При этом наниматель должен для начала предложить сотруднику выполнять этот функционал за дополнительную плату, а тот имеет право отказаться от этой обязанности. Неоплачиваемая работа по ведению учётного регистра также является незаконной. В итоге до начала заполнения табеля на предприятии должен быть ратифицирован приказ о введении в должность табельщика со всеми реквизитами, в том числе с визой работника об ознакомлении. Должность сотрудника не имеет значения, это может быть:
    • работник кадровой службы (если она есть на предприятии);
    • сотрудник бухгалтерии (как правило, это обосновано на малых предприятиях, где нет отдела по управлению персоналом);
    • служащий любого другого подразделения (например, секретарь-референт или руководитель отдела продаж);
    • директор компании или ИП (в этом варианте в приказе руководитель возлагает эту обязанность на себя).В распоряжении, как правило, также указывается заместитель табельщика, на кого возлагаются обязанности учёта при его отсутствии
  2. Способы ведения учётной первички по отработанному времени не регламентированы законодательством. Ключевое правило здесь — использование любого из способов закрепляется локальным положением о табельном учёте и внутренним трудовым распорядком.

    Без регламента, утверждающего правила внутреннего учёта, табель будет признан недействительным

  3. Ещё в 2013 году нормативными актами было установлено, что каждый работодатель имеет право на своё усмотрение выбирать тот способ учёта, который более удобен для предприятия, это могут быть:
    • ручной способ, когда табельщик ведёт реестр на бумажном носителе, регулярно заполняя его от руки. Такой метод имеет место в компаниях, где числится минимальное количество сотрудников и учёт элементарен, например, когда все работают одно и то же количество времени, без переработок;
    • электронный вид, к примеру, ведение табеля в программе excel. Это наиболее распространённый для малых и средних предприятий способ. Эксель даёт возможность табельщику при помощи заранее внесённых в файл формул автоматически считать итоговые цифры по каждому сотруднику, отделу, организации и хранить все табели в электронном виде в целом по году;В формате экселя удобно вести табель
    • автоматический табельный учёт — наиболее оперативный онлайн-способ, который, будучи связанным с 1С и пропускной системой предприятия, позволяет контролировать вход/выход каждого сотрудника в режиме реального времени. Каждый руководитель структурного подразделения или гендиректор имеет возможность посмотреть по каждому подчинённому (и по себе) отработанное время. Понятно, что используется такой учёт на крупных предприятиях, а также в ведомствах и госструктурах. Такой способ даёт возможность свести к нулю ошибки, снизить влияние человеческого фактора и автоматизировать процесс.В программе 1С, связанной с пропускным режимом, учёт ведётся фактически автоматом
  4. По форме существует четыре возможных варианта ведения табеля учёта:
    • шаблон Т-13 — это оптимальная и самая распространённая форма. Она полностью соответствует требованиям Минфина РФ к основным реквизитам табельного учёта, прозрачна для ведения, поэтому легко воспринимается контролёрами. Форма адаптирована и к электронному, и к автоматическому способу учёта. Алгоритм заполнения рассмотрен далее именно на её примере. Скачать шаблон формы Т-13 можно, перейдя по гиперссылке;
    • шаблон Т-12 — даёт возможность, кроме учёта рабочего времени, рассчитывать заработную плату персоналу. Минус этого шаблона — он ведётся только вручную. Взять для работы эту учётную форму можно, перейдя по гиперссылке;Унифицированная форма Т-12 применяется для ручного ведения табеля
    • бланк по форме ОКУД № 0504421. По обыкновению этот шаблон берётся на вооружение учебными бюджетными учреждениями, не запрещено использовать эту форму для учёта и в коммерческих организациях;Табель по форме ОКУД № 0504421 может использоваться любой организацией
    • форма, разработанная самостоятельно. Обычно это упрощённый табличный файл, где фиксируются (как и в стандартных формах) Ф. И. О., должность, табельный номер сотрудника, рабочие дни и дни отдыха, другая информация.
  5. Хранение учётных документов должно осуществляться на основании требований архивирования, а также статьи 29 закона № 402-ФЗ. Срок хранения — 5 лет.

Корректность и регулярность заполнения табеля контролируются при камеральных и выездных проверках. Проверить, как ведётся табель, может и инспекция по труду. Поэтому контроль первичной документации — серьёзный процесс для всех работодателей.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Участвует учёт рабочего времени и в статистической отчётности по предприятию.

Табель полезен для корректного внутреннего учёта по определённым видам рабочего времени сотрудников.

Он даёт полноценное обоснование денежной демотивации, а также увольнения нерадивых служащих, являясь страховкой нанимателя при трудовых спорах (как внутренних, так и судебных).

А ещё табельный учёт при правильном использовании — хороший аналитический инструмент управленческого учёта, на его базе можно регулярно выстраивать графики и проводить анализ эффективности использования рабочего времени на предприятии.

обзор: грамотная организация табельного учёта

Прежде всего нужно усвоить основополагающие требования к ведению табельного учёта:

  1. Учётный регистр должен основываться на утверждённом на уровне Правительства РФ производственном календаре. Нормативное основание для определения нерабочих дней регламентировано статьёй 112 ТК РФ. В производственном календаре на каждый год определяется количество рабочих, праздничных, а также сокращённых на 1 час предпраздничных дней. Регулируется количество рабочих часов по каждому кварталу, устанавливаются переносы при стандартном рабочем графике.
  2. Табель открывается с первого календарного дня месяца, закрывается последним днём. При производственной необходимости допускается промежуточная отчётность, которая сдаётся пятнадцатого числа каждого месяца.
  3. Запрещено вносить данные заранее. Поэтому табель должен быть заполнен и отправлен на согласование в первые рабочие дни по окончании месяца. Тайминг процедуры должен быть установлен во внутреннем акте.
  4. Учёт может вестись как по структурным подразделениям организации, так и по предприятию в целом. Установить этот пункт нужно во внутреннем регламенте по учёту. Если учёт идёт отдельно, оформляется столько табелей, сколько отделов существует в организации.
  5. Каждая ячейка в табеле должна быть заполнена.
  6. При оформлении на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер. Неправильным считается изменение этого кода в течение трудовой деятельности человека на предприятии, то есть при изменении должности работника он остаётся тем же. И даже при увольнении человека его табельный номер не присваивается никому ещё в течение трёх лет.
  7. При заполнении табеля используются унифицированные коды для учёта рабочего времени, утверждённые Госкомстатом. Здесь есть два варианта на выбор — буквенный и цифровой. Какой из них будет использоваться, должно быть определено в регламенте по учёту.

Источник: https://sb-advice.com/docs/10990-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya.html

Как заполнить табель учета рабочего времени (образец)

Для чего нужен табель выхода на работу, образец составления

2) метод регистрации отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и так далее). Этот метод применяют, когда продолжительность рабочего дня (смены) неизменна.

Образцы табеля учета рабочего времени

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Как правило, табель ведется на сотрудников каждого структурного подразделения. В работе можно использовать как табель Т 12, так и табель Т 13. Табель учета рабочего времени Т 13 используют при автоматизированной обработке учета данных.

Кто ведет табель

Заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, поручают уполномоченному на это лицу. Он составляет табель в одном экземпляре, отдает его на подпись руководителю структурного подразделения, работнику кадровой службы и передает в бухгалтерию. На основании данных табеля работникам рассчитывается и начисляется заработная плата.

Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций.

Какие обозначения используют при заполнении табеля

При заполнении табеля можно используют как буквенные, так и цифровые коды, перечень которых приведен на титульном листе унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.

Чаще всего используют следующие обозначения в табеле учета рабочего времени:

Я – работа в дневное время;

В – выходные и нерабочие праздничные дни;

Н – работа в ночное время;

РВ – работа в выходные дни;

С – сверхурочная работа;

Б – больничный (период временной нетрудоспособности);

К – командировка;

ОТ – ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

ОЗ – отпуск без сохранения заработной платы;

У – учебный отпуск.

Код неявки по причинам в табеле отмечают буквенным кодом «НН» (неявка по невыясненным причинам) или цифровым «30».

Общепринятых условных обозначений для указания какого-либо периода (например, перерывов для кормления ребенка, предоставляемых на основании части 4 ст. 258 ТК РФ) может быть недостаточно.

В этом случае организация вправе издать приказ о введении дополнительно условного обозначения буквенным или цифровым кодом (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20).

Как вести табель учета рабочего времени без ошибок

Заполнение табеля казалось бы не должно вызывать затруднений, но на практике встречаются следующие ошибки:

  • указана только фамилия и инициалы работника без указания должности;
  • нерабочий праздничный день отмечен как рабочий;
  • в предпраздничный день рабочее время, сокращаемое на 1 час, отмечено, например, вместо 7 часов 8.

Скачать, а также заполнить без ошибок унифицированную форму бланка Т-12 вы можете бесплатно в интернет-бухгалтерии «Моё дело», предварительно зарегистрировавшись в сервисе по ссылке. Все бланки, представленные в сервисе, регулярно обновляются и соответствуют всем требованиям законодательства.

Как вести табель на совместителя

В табеле учета рабочего времени отмечают время, фактически отработанное совместителем. Его продолжительность (в часах и минутах) указывают в нижней строке (графы 4 и 6) формы № Т-12 или во 2 и 4 строках (графа 4) формы № Т-13. Если работник является внутренним совместителем, отработанное время отражают по каждой должности отдельно.

Как отмечать командировку в табеле

Табель учета рабочего времени № Т-12 ведется на командированных сотрудников. Дни командировки отмечают буквенным кодом «К» или цифровым «06». Часы работы в командировке не отмечают.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени в командировке (фрагмент)

Редакция журнала «Кадровое дело»

Источник: https://delovoymir.biz/kak-zapolnit-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-obrazec.html

Табель учета рабочего времени: порядок и образец заполнения, бланки форм Т-12, Т-13 и 0504421

Для чего нужен табель выхода на работу, образец составления

Учет рабочего времени — очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.

Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

Для чего он нужен

Табель учета рабочего времени — это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.

На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий за сверхурочную работу или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Варианты форм

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13.

Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов).

Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Cкачать чистый бланк Word табеля учёта рабочего времени Т-12 и Т-13 можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.

Как правильно заполнить

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

  • таблица существует в единственном экземпляре;
  • заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
  • запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация — ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима — опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12

В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – название организации, структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной — РВ, а ежегодный отпуск — ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику — сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

  • ведется в единственном экземпляре;
  • открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
  • используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации — сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

Скачать чистый бланк табеля учета использования рабочего времени формы 0504421 можно по ССЫЛКЕ.

В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме 0504421  можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Первые четыре графы заполняются сразу — это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.

Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.

Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:

Наименование показателяКод
Выходные и нерабочие праздничные дниВ
Работа в ночное времяН
Выполнение государственных обязанностейГ
Очередные и дополнительные отпускаО
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родамБ
Отпуск по уходу за ребенкомОР
Часы сверхурочной работыС
ПрогулыП
Неявки по невыясненным причинам  (до выяснения обстоятельств)НН
Неявки с разрешения администрацииА
Выходные по учебеВУ
Учебный дополнительный отпускОУ
Замещение в 1 — 3 классахЗН
Замещение в группах продленного дняЗП
Замещение в 4 — 11 классахЗС
Работа в выходные и нерабочие праздничные дниРП
Фактически отработанные часыФ
Служебные командировкиК

Как обозначается отпуск

Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от ежегодного оплачиваемого отпуска и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.

Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.

 По графику

На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.

 За свой счет

Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно — отпуск без сохранения заработной платы.

Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску — свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».

Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.

 Учебный

Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.

Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.

По беременности и родам

Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.

По уходу за ребенком

А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».

Работа с документами — это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.

— составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С:

(24 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

ПравФин
Добавить комментарий