Что такое внутренняя опись личного дела, образец заполнения документа

Внутренняя опись документов дела

Что такое внутренняя опись личного дела, образец заполнения документа

Внутренняя опись документов дела имеетунифицированную форму, предусмотреннуюОсновными правилами работы архивоворганизаций (одобрены решением КоллегииРосархива от 06.02.2002).

Обычно такая описьпомещается в дело, содержащее наиболееценные документы, при подготовке его ксдаче в архив. Однако личное дело являетсяисключением – опись документов ведетсясразу же при его заведении и подшиваетсяв самом его начале (приложение 2).

При ведении личного дела во внутреннююопись вносятся все документы, которыев него подшиваются.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров – этоучетный документ, раскрывающий сведенияо личных данных работника, его трудовойдеятельности, поощрениях и др.Содержательная часть этого документа,как правило, представляет собой«вопросник» с заготовленным местом длявнесения ответов (приложение 3).

Личный листок содержит перечень вопросово биографических данных работника, обобразовании, о выполняемой работе сначала трудовой деятельности, семейномположении, пребывании за границей, обучастии в выборных органах и др.

Личный листок заполняет от руки припоступлении на работу сам работник водном экземпляре без помарок и исправлений,подписывает и ставит дату. Полнота иправильность заполнения личного листкасверяются сотрудником кадровой службыс записями в таких документах, какпаспорт, трудовая книжка, диплом, военныйбилет и т. д.

Анкета

Другая разновидность учетного документав личном деле – анкета, которая можетсодержать аналогичные вопросы.

Таким образом, иногда вместо личноголистка по учету кадров используетсяанкета, которая содержит в основном теже графы, что и личный листок, нозаполняется соискателем до приема наработу и включается в личное дело, толькоесли данный соискатель становитсясотрудником организации. В личное деломогут включаться и анкета, и личныйлисток.

Желательно, чтобы формы таких документов,как личный листок по учету кадров,анкета, были утверждены работодателемсамостоятельно с учетом специфики егодеятельности.

Ведение личного дела

В течение трудовой деятельности личноедело работника может дополнятьсяследующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями);
  • уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биогра-фических сведений о работнике;
  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  • материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  • документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора;
  • копией приказа о прекращении трудового договора;
  • копией трудовой книжки;
  • другими документами, связанными с работой.

Обратите внимание!Поступающие в личноедело документы располагаются вхронологическом порядке

Помимо перечисленных, в личное деломогут входить и некоторыедругие документы(например, документы о прохожденииработником конкурса на замещениевакантной должности, копии документово награждении сотрудника (присвоенииему почетных званий, награждении грамотойи т. д.) и т. п.).

Кроме того, в личное дело помещается(но при этом не подшивается в него)фотография работника установленногов организации формата (обычно 4 х 6 см).На обороте фотографии указываютсяфамилия, имя, отчество работника.Рекомендуется обновлять фотографии нереже одного раза в пять лет или же подостижении работниками возраста 20 и 45лет.

Если в течение работы у сотрудникаменяются какие-то сведения, которыебыли указаны в личном листке по учетукадров, каким образом нужно изменятьэти данные в документах личного дела?Может быть, следует переоформить личныйлисток?

Работники кадровой службы, ответственныеза ведение личных дел, обязаны постоянноследить за их состоянием и своевременновносить изменения в учетные сведения.Обратите внимание: при этом не требуетсявносить какие-либо изменения илидополнения в личный листок по учетукадров или анкету, тем более не нужнотребовать от работника заново заполнятьэти документы.

Все изменения в учетных данных работникадолжны отражаться в отдельных,дополнительных листах. Как правило, этидокументы называются «Дополнение кличному листку по учету кадров»(«Дополнение к анкете»). Обычно они имеюттабличную форму (приложение 4) иразрабатываются по усмотрениюработодателя.

Дополнение к личному листку по учетукадров работник кадровой службы заполняетпосле того, как поступили документы,отражающие первое изменение признаковличного листка по учету кадров.

Всеизменения (награждение правительственныминаградами, присвоение ученых, воинских,почетных званий и ученых степеней,образование, знание языков, участие всоставе выборных законодательных ипредставительных органов) вносятся наосновании соответствующих документов.

Каждый раз после внесения очередногоизменения сотрудник кадровой службыподписывает дополнение к личному листкупо учету кадров.

Если на бланке не остается места длявнесения последующих изменений, заполняютследующий аналогичный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения кличному листку по учету кадров являютсяотметки о проведении проверок наличияи состояния личных дел. На оборотнойстороне личного листка после всех другихсведений делают отметку: «личное делопроверено», ставят дату и подпись.

В следующем номере «Справочникакадровика» мы разберем особенноститекущего хранения личных дел сотрудников,а также правила подготовки их к длительномухранению и к сдаче в архив.

Приложение 1

Пример оформления книги (журнала) учеталичных дел

Приложение 2

Пример оформления внутренней описидокументов личного дела

Приложение 3

Пример оформления личного листка поучету кадров

Приложение 4

Пример оформления дополнения к личномулистку по учету кадров

Картотекаличных дел работников

Личные дела относятся к группе дел,которую подбирает в организации кадроваяслужба. Личные дела формируются в течениевсего периода работы данного лица ворганизации. Исключение может составлятьслучай, когда сотрудник уволился изорганизации в том же году, в которомпоступил в данную организацию на работу.

Личное дело – подборка документов осотруднике, содержащая в себе, в томчисле, его персональные данные.

В личных делах группируются документы,представленные сотрудниками припоступлении на работу, а также образующиесяв период их профессиональной деятельностив данной организации.

Как правило, в состав личного делавходят:

– внутренняя опись документов;

– анкета, личный листок по учетукадров;

– резюме (или автобиография);

– копии документов об образовании(в том числе все квалификационныесвидетельства), удостоверения личности;

– справки и другие документы,подтверждающие изменения анкетныхданных работника (копии свидетельствао браке, ИНН, страхового свидетельства,свидетельства о рождении детей);

– копии всех приказов о назначении,переводе, поощрениях, командировках,отпусках и т. д.;

– трудовой контракт;

– данные аттестаций;

– характеристики;

– план карьерного роста.

В течение периода работы сотрудника ворганизации кадровая служба учитываеткаждый документ личного дела во внутреннейописи.

Во внутренней описи перечисляют вседокументы, которые подшиты в личноедело. Изъятие документов из личногодела, замену подлинников копиями отражаютво внутренней описи в графе «Примечание».В период работы сотрудника в организацииво внутренней описи учитывается каждыйдокумент личного дела.

Также сотрудникиотдела кадров ведут учет дополнительныхсведений о сотруднике и вместе с личнымлистком по учету кадров помещают вначале дела.

Закрывая личное дело, кнему подшивают заявление работника обувольнении по собственному желаниюлибо другие документы, которые служатоснованием для увольнения, и копиюприказа.

Внутреннюю опись подписывает составительс указанием должности, расшифровкиподписи и даты составления.

Для быстрого и безошибочного нахожденияличных дел в организации рекомендуетсясоставлять картотеку личных делработников.

Картотека – это справочник, в которомсведения о содержании документовотражены на карточках, расположенныхв соответствии с номенклатурой дел испециально разработанной схемойпостроения картотеки.

Необходимость создания картотекиопределяется потребностями организациив информации о составе и содержаниидокументов.

Картотека личных дел работников создаетсядля поиска необходимых документов,содержащих сведения о работнике и еготрудовой деятельности.

Карточки систематизируются в алфавитномпорядке по фамилиям, в пределах одинаковыхфамилий – по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются всоответствии с принятой схемойсистематизации. Разделы и подразделыотделяются друг от другакарточками-разделителями и указываютсяна ящиках с картотекой.

Условия хранения картотеки личных делработников должны обеспечивать надежнуюсохранность личных дел и помещенных вних документов (сведений) от хищения(разглашения). С этой целью картотекиличных дел работников следует хранитьв сейфах или плотно закрывающихсяметаллических шкафах.

Источник: https://StudFiles.net/preview/3000646/page:4/

Для чего нужна внутренняя опись личного дела, образец заполнения заявления

Что такое внутренняя опись личного дела, образец заполнения документа

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Что такое внутренняя опись личного дела, образец заполнения документа

Как правило, образец заполнения внутренней описи личного дела необходим в тех случаях, когда планируется архивация. Однако все документы группируются по определенному признаку (ведомственные описи, личный состав дел). Описи до недавнего времени было принято составлять на каждом предприятии, независимо от того, государственное или частное предприятие.

Для чего нужна опись

Опись помогает при оформлении сотрудника на должность зафиксировать все документы, предоставленные сотрудником. При поступлении новых бумаг информация корректируется в архиве. Любое действие фиксируется: возврат или изъятие документов.

В случае утери предоставленных документов ответственным лицом является кадровик, поэтому каждый сотрудник тщательно старается подходить к ведению архива, чтобы избежать штрафных санкций. Специалисты утверждают, что на практике существовали случаи судебного разбирательства в связи с утерей важных документов.

К каким личным делам составляется опись

Действующим законодательством не предполагается обязательное составление описи на предприятиях. Однако существует ряд условий, при которых данное правило становится обязательным для выполнения, что отображено в ряде нормативных актов:

Вышеперечисленные условия действительны для любого типа предприятия: государственного или муниципального учреждения. Невыполнение несет административную ответственность.

Кто отвечает за составление

Данная функция выполняется кадровиком, работающим на предприятии. В качестве альтернативы данные обязанности могут возлагаться на секретариат, либо руководство предприятия. Заниматься составлением описи может каждый сотрудник, главное, чтобы у него был достаточный опыт для заполнения формы без ошибок и последующих нареканий.

Особой актуальностью пользуется правило в связи с последними поправками в законодательной базе. Теперь каждый сотрудник для составления описи должен опираться на собственный опыт ведения дел.

Как составить документ

После изменений на государственном уровне не существует определенной, стандартной формы с использованием типового образца. Существует несколько вариантов ведения:

  1. Составление в произвольном порядке описи при каждом изменении (что часто вызывает путаницу на предприятии).
  2. Создание единого шаблона в организации для дальнейшего ведения дел (регистрируется на предприятии).

В листе должна быть зафиксирована следующая информация:

  • полное наименование
  • информационные данные о работнике, которые берутся для хранения
  • перечень документов, подлежащих архивации
  • все бумаги, находящиеся на хранении (указание о наличии копий)

В состав описи включаются документы, свидетельствующие о квалификации сотрудника, полученном образовании, почетные награды, копии приказов и распоряжений, фиксация ученой степени при наличии.

Для удобства рекомендуется отображать все данные в табличном виде. Если список документов пополняется, либо некоторые листы изымаются, любое передвижение должно отображаться в листе для описи. Отражается информация, кто использовал документы и для каких целей.

Оформление описи

Допускается составление в ручном формате. Разрешается рисовать таблицы посредством карандаша и обыкновенной ручки, либо использовать ПК. Не играет роли, на каком листе составляется документ: формате А4 или фирменном бланке организации. На практике достаточно одной копии, однако если сотрудник изъявит желание получить копию, руководство организации обязано ее предоставить.

В зависимости от длины перечня, документ может быть оформлен на нескольких страницах или одной. В первом случае каждая страница нумеруется. Важно принять во внимание, что в документе не допускается наличие ошибок, исправлений или неточностей. При указании ложной информации, на предприятие налагается дисциплинарное взыскание в виде административного штрафа.

Документация хранится в отдельной папке или приклеивается к титульной стороне личного дела. Ответственный сотрудник имеет право самостоятельно выбирать вариант хранения.

Образец описи

В первой части документа указывается полное название организации и ФИО работника, чьи документы подлежат хранению. Для удобства вся информация фиксируется в табличном виде и содержит следующую информацию:

  1. Порядковый номер.
  2. Внутренний номер в документообороте или индекс.
  3. Когда составлена опись и где.
  4. Указание типа документа (оригинал или копия), название.
  5. Количество листов.
  6. Приложение, где указывается информация об изъятии или возврате документов, каковы причины и кем было осуществлено.

После таблицы в прописном варианте фиксируется сколько документов находится на хранении. Лист описи визируется ответственным сотрудником за его учет с указанием ФИО и расшифровкой подписи.

Ознакомиться с образцом заполнения документа можно ниже.

Скачать внутренняя опись личного дела [32.00 KB]

Если работник прекращает свою деятельность на предприятии, автоматически дальнейшее фиксирование данных останавливается. Поскольку бывший сотрудник не получает личное дело при увольнении, оно отправляется на хранение в архив предприятия.

Когда остаются незаполненные строки, кадровик обязан их перечеркнуть, чтобы избежать внесения незаконных дополнительных записей. Далее его включают в личное дело и отдают целым пакетом для сохранения.

Оформление листа с перечнем документов является обязательной процедурой не в каждом случае. Нормативная база предусматривает определенные условия (как правило для государственных служащих).

Важно принять во внимание, что нет четко установленной формы ведения документа. Главное, чтобы он отображал необходимую информацию и только достоверные данные.

В противном случае организация обязана оплатить штрафные санкции, которые также налагаются на ответственное должностное лицо.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/vnutrennyaya-opis-lichnogo-dela-obrazets-zapolneniya.html

ПравФин
Добавить комментарий